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酒店宴會部的培訓資料
來源  作者本站
一、宴會的基本概念    何謂宴會簡而言之♤宴會指以餐飲為中心的聚會♤其特色為通過一件特殊的事件使許多人共聚一堂♤采用同一款菜單或自助餐形式♤進行聚會活動⊙   二、我店宴會廳所能舉辦的會議形式    目前使用宴會廳所舉辦的會議並非僅限於餐會♤如下所述的10類活動都是宴會廳的服務對象♤由此可知宴會形式的多樣性⊙    1、訂喜宴、婚宴㊣    2、滿月宴、壽宴㊣    3、團拜會、春茗會、尾牙宴(限於每年12月—2月新年前後)㊣    4、同學聚會、謝師會、畢業餐會、慶功宴㊣    5、記者招待會㊣    6、座談會、培訓會、會員或職工大會、說明會、新產品發布會、產品展示會㊣    7、雞尾酒會(如開幕酒會、周年酒會、結婚酒會等)㊣    8、服裝表演、歌友簽名會㊣    9、官方宴會㊣    10、其他(如選美大賽、各種棋類賽事、簽約儀式等)⊙   三、宴會的經營形式    因為宴會形式不一♤有些宴會需要豪華的裝飾與布置♤例如婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會等⊙有些隻需要一般桌椅陳設及視聽器材即可♤如說明會、培訓會等⊙因此♤一般宴會廳的基本裝飾通常較為簡單♤若遇特殊需求♤例如婚禮、壽宴等場合則需根據顧客需要♤增設舞台、紅地毯、花卉、氣球、燈光、特效、樂團、背景等♤以便營造出宴會的華麗氣氛⊙   四、宴會營銷人員的基本職責    對內負責與相關部門的溝通協調♤對外代表酒店接洽會議、宴會及相關業務♤並負責與老客戶保持良好關係的同時拓展、開發新客戶♤並通過業務活動和了解市場信息♤協助上級製定策略一求達到酒店年度計劃和預算收入目標⊙   五、職責與任務㊣    1、與酒店的客戶群體保持聯係、滿足其合理需求㊣    2、與現有客戶維持良好的關係♤同時開發新客戶㊣    3、促銷酒店現有的宴會產品、設施、場地及各項服務㊣    4、將客戶資料整理存檔♤並保持完整的性及準確性㊣    5、服從部門主管指派♤到酒店外拜訪客戶、接洽業務或戡察外大會場地㊣    6、在當班時間內及其他餐廳尚未營業前♤負責接洽並協助各餐廳的訂席的事宜㊣    7、負責帶鄰來訪賓客參觀、介紹酒店宴會廳設施必要時交由上級處理♤爭取生意㊣    8、參加部門定期舉行的業務溝通會議♤提交每天的業務簡報以及任何指定出席的會議㊣    9、追蹤任何有潛力的生意來源♤對市場信息保持高度警覺性♤及時報告上級♤以製定對應策略㊣    10、將客戶意見及同行評語予以記錄♤並報告上級以求改進㊣    11、隨時保持積極主動的態度招呼客人♤注意個人的儀容♤保持端莊㊣    12、每周上交工作重點報告♤包括確定及待追蹤的生意♤每月上交業績報告㊣    13、按值班表所排定的時間上、下班♤遇業務繁忙及人手不足時♤應機動調整予以協助㊣    14、負責填寫宴會預訂本♤並與客人進行跟進㊣    15、對灑店宴會廳、餐廳、服務設施、設備了如指掌♤以便對顧客作全麵的介紹⊙            一、宴會、會議的洽談   舉辦宴會♤顧客所采取的第一個步驟便是向中意的酒店谘詢相關的信息♤   采取的方式大約可分為3種----來電、來傳真、親自前來洽談⊙一般客人的問題不外乎場是否有空、宴會、會議的費用、宴會廳規模、宴會廳能提供的相關儀器設備、菜單的內容、最低消費額、現場平麵圖、訂金以及宴會活動相關廠商資料的獲得等⊙麵對諸如此類的疑問♤銷售人員中須一一為顧客說明♤努力掌握每一個可能的生意機會⊙   首先♤一旦獲悉顧客有舉辦宴會的意願♤銷售人員最好能邀請顧客新自到宴會廳現場看場地⊙畢竟光通過電話進行解說♤無實物可供參照♤往往無法讓顧客真正了解宴會場的實際情況♤反而使其對場地的認識模糊不清♤不論銷售人員如何詳盡介紹場地的完善♤客人也很難體會⊙因此盡量邀請客人親臨宴會廳麵對麵解說♤由銷售人員就現場設備清楚地為其解答問題♤不但可以增加說服力♤讓顧客不願前往♤銷售人員要考慮登門拜訪⊙一般來說♤宴會生意大概隻有75%是自己找上門來的♤其他25%必須依靠銷售人員進行促銷活動♤主動爭取客源⊙   在洽談的過程中♤負責接洽的銷售人員必須備妥足夠的資料供顧客參考♤例場地的平麵圖、各式菜單的價格表、客人的容量表、租金一覽表、器材租金表⊙接受谘詢時♤首先要讓客戶了解場地大小和形狀♤即使顧客已親臨現場♤銷售人員仍需準備場地平麵圖♤為其解說⊙由於不同桌數與不同形態的宴會所適合的場地類型不盡相同♤所以宴會廳要設多種平麵擺設圖♤滿足顧客需求⊙   二、宴會、會議的預訂及確認   假使顧客有意預約宴會♤銷售人員需問清楚宴會的日期、時間、宴會名稱、性質及聯絡人員姓名、電話、並書麵記錄下來⊙另外♤菜單內容、飲料種類、與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方麵也應如實記錄⊙當然♤在預約步驟中♤銷售人員要提供報價單給顧客♤因為大多數顧客在簽訂合約後可能還會與其他飯店進行比價⊙無論如何♤銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果♤除存檔備查外♤也需正確無誤地將資料轉達給其他相關人員⊙隻有如此♤方能確保宴會的成功⊙   為方便記錄起見♤預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中⊙有了宴會洽談表♤銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥♤並將客人的要求選出♤等到將宴會通知單發給各部門時♤所有宴會需求都一目了然⊙如果顧客隻是暫訂宴席♤酒店則必須對其保持追蹤♤直到客人下訂單為止⊙若顧客取消訂席♤也要詢問取消宴會的原因♤並予以記錄♤作為日後改進的參考⊙   通常♤除熟客不收預訂金外♤其他所有宴會及會議確認時♤都必須先交30%的訂金♤付完訂金才表示該宴會場地確實被訂下⊙否則一個宴會如果臨時取消♤對酒店勢必造成重大損失♤因此預收訂金酒店是另一種自保方式♤誠屬必要⊙除此之外♤若在原來預訂宴席的顧客未付之前另有其他顧客欲訂同一場地♤銷售人員應打電話給先預訂的顧客♤詢問其意願⊙如果顧客表示確定要使用該場地♤就必須請其先繳付訂金♤否則將讓給下一位想預訂的顧客⊙假使客戶看中的宴會廳已被預訂♤銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會♤而應積極推薦其他可替代的宴會廳♤或嚐試說服客人更改宴會日期⊙隻要銷售人員永保一顆熱誠的心♤往往能成功促每筆宴會生意⊙   雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求♤但是客人日後可能變卦卻仍是個潛在的問題⊙所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上並請客人簽字♤以保障客人與飯店自身的權利⊙倘若客人沒時間親自到酒店進行簽約手續♤銷售人員可能通過書麵傳真或郵寄的方式♤將文件送至顧客手中♤請顧客在確認書上簽字♤簽妥後再傳真或郵寄回飯店以示慎生⊙在簽訂確認書時♤酒店通常會要求收取30%作為訂金⊙有時銷售人員忘記與客人簽確認書而平白蒙受許多損失⊙所以為了確保宴會的正常營運♤與客人簽約是不可忽略的⊙   三、宴會、會議接待跟進工作要領    1、宴會、會議跟進人員應將客戶的每個細節要求♤清楚列明在宴會備忘錄或宴會通知單上♤以便上司查核或必要時其它工作人員能隨時參加跟進工作♤而無誤、遺漏之處⊙    2、宴會、會議跟進人員的責任是確保宴會、會議的每個細節能夠符合客戶要求♤故而在宴會開始前必須不斷與有關部門聯係♤確實各部門已清晰各項宴會要求⊙ 來源職業餐飲網
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